Comment s’organiser pour gérer les notes de frais dans son entreprise ?

Au sein d’une entreprise, il arrive que pour raison ou pour une autre, l’employé soit amené à payer des frais professionnels avec son propre argent. A titre d’exemple, un repas pendant un rendez-vous d’affaires ou l’achat d’un matériel de travail pendant une mission à l’extérieur. Peu à peu, les reçus se multiplient et s’entassent, dignes de donner la migraine aux services de comptabilité. Pour classer ces documents justificatifs afin de ne pas les perdre ou en oublier dans l’objectif d’un remboursement rapide, cela peut être un véritable challenge. Voici comment gérer efficacement vos notes de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document rendant fidèlement compte de la ou des dépense(s) engagée(s) par le salarié d’une entreprise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, mais à titre personnel. En d’autres termes, il s’agit d’un document qui atteste que l’employé a dépensé de sa poche un montant donné pour des besoins professionnels de l’entreprise.

La note de frais confère au salarié le droit de se faire rembourser par l’entreprise. Mais seulement à condition que la dépense soit justifiable, annexée d’une attestation sur l’honneur et proportionnelle à la situation économique de l’entreprise.

Elle se présente dans la plupart des cas sous la forme d’un tableau où l’on mentionne obligatoirement :

  • Sa date d’établissement;
  • L’objet des dépenses;
  • Les montants HT et TTC correspondant à l’ensemble des dépenses ;
  • La valeur de la TVA.

Ledit document peut être établi mensuellement, trimestriellement, semestriellement voire annuellement, selon la politique interne de l’entreprise. Mais comment se fait le classement ?

Le classement des notes de frais

Les notes de frais peuvent très vite devenir une vraie corvée pour le personnel et une source de stress pour le service comptable. Pour les premiers, la préoccupation, c’est comment se faire rembourser le plus vite possible et à juste mesure. Pour les seconds, le casse-tête est lié à la vérification des montants, la pertinence des dépenses puis à l’intégration des données dans les logiciels comptables. Pourtant, à travers des astuces et outils simples, tout le monde s’en sort facilement.

La boîte à chaussures

Très facile comme méthode de classement, il s’agit pour le salarié de conserver au fur et à mesure les reçus des dépenses effectuées dans une enveloppe ou un dossier, puis de s’en servir pour rédiger ses notes de frais en fin de période.

Elle a l’avantage de vous offrir une certaine liberté, mais au moment de faire le point, vous risquez d’y passer plusieurs jours, de vous mélanger en oubliant à quoi correspond exactement telle facture, etc. Là encore, c’est si vous n’avez pas, entre temps, perdu quelques reçus.

La pochette et les agrafes

Il s’agira pour le salarié de classer ses reçus en les agrafant sur une feuille selon la date dans différentes pochettes, chacune correspondant à un mois donné.

Contrairement à la méthode précédente, celle-ci revêt un certain niveau d’organisation qui vous facilite la tâche au moment d’établir la note de frais. Nous vous la recommandons si votre entreprise ne dispose pas d’outils particuliers, ni de politique structurée.

La dématérialisation via le cloud

Le salarié devra au fur et à mesure, dans ce cas, scanner, stocker et organiser par date et lieu chacune des pièces justificatives sur Google Drive ou sur Dropbox. Ainsi, le moment venu de faire le point, il lui suffira de partager les informations à l’entreprise depuis son cloud.

Si l’on enlève les aléas du type faille au niveau de la sécurité et défaut de mise à jour, c’est une option facile, à la pointe de la technologie actuelle et, surtout, qui réduit l’usage de feuilles de papier.

Une carte de paiement

Il existe des cartes de paiement qui peuvent également être utilisées pour cette tâche. Leur objectif est de vous épargner la tâche de devoir réaliser vous-même votre note de frais.

Elles réussissent à relever ce challenge en automatisant le suivi de vos dépenses et en y associant immédiatement les justificatifs. Mooncard fait partie de ces cartes de paiement qui permettent de gérer efficacement vos notes de frais et vos dépenses professionnelles.

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J’ai 23 ans, toutes mes dents et le clavier collé aux doigts. Ici, je parle de tout ce qui me passe par la tête en espérant transmettre des choses sympas aux curieuses que vous êtes !